BtoB企業様｜Zoho CRM導入・営業DX支援
- 業種
- —
- 支援期間
- 1か月
- 主要成果
- ZohoCRMへ顧客・商談情報を一元化
- 顧客情報や商談状況がスプレッドシート、メール、担当者個人の管理に分散し、営業活動の全体像を把握しづらい状態だった
- 担当者ごとに案件管理の方法や粒度が異なり、「今どの商談が、どのフェーズにあり、次に何をすべきか」を組織として把握できていなかった
- 商談後の連絡やフォローが担当者任せになっており、対応漏れや遅れによる営業機会の損失が発生していた
- 経営・マネジメント側も営業状況をリアルタイムで確認できず、定例会議のたびに手作業で情報を集計する必要があった
- 現在の顧客管理・商談管理フローを棚卸しし、Zoho CRMを中心とした営業管理の全体設計を実施
- 顧客情報、商談履歴、対応内容、商談フェーズ、次回アクションをZoho CRMへ一元化
- 商談フェーズや必須入力項目、更新ルールを定義し、担当者ごとの管理方法のばらつきを解消
- リマインドやタスク作成などを自動化し、商談後のフォロー漏れを防ぐ仕組みを構築
- 商談数、案件進捗、受注状況などを確認できるダッシュボードを整備し、営業活動をリアルタイムで可視化
- 操作方法や入力ルールをマニュアル化し、ツール導入だけで終わらない現場への定着支援を実施
- 分散していた顧客・商談情報をZoho CRMへ集約し、営業情報を一元管理できる体制を構築
- 各案件の進捗状況や次回アクションをリアルタイムで把握できるようになり、営業活動の可視性が向上
- 自動リマインド・タスク管理により、商談後の連絡やフォローの抜け漏れを削減
- 手作業による集計・進捗確認が不要になり、営業会議やマネジメントにかかる工数を削減
- 担当者個人に依存した営業管理から、組織全体で状況を把握し、再現・改善できる営業体制へ移行
今回ご紹介するのは、顧客・商談情報の管理体制に課題を抱えていたBtoB企業様へのZoho CRM導入支援事例です。
同社では、顧客情報や商談状況をスプレッドシートやメール、各営業担当者が個別に管理していました。
その結果、「現在どの案件が進んでいるのか」「次に誰が、いつ、何をするのか」といった情報を組織全体で把握しづらく、商談後のフォロー漏れや進捗確認の負担が課題となっていました。
また、経営・マネジメント側が営業状況を確認するためには、担当者への確認やスプレッドシートの集計が必要で、リアルタイムな状況把握が難しい状態でした。
そこでアムールでは、単にCRMを導入するのではなく、まず既存の営業フローを整理。そのうえで、Zoho CRMを中心に「顧客情報・商談状況・次回アクションが一か所で分かる営業管理体制」を設計しました。
さらに、入力ルールや商談フェーズの標準化、リマインドの自動化、ダッシュボード構築、現場への定着支援まで実施。
その結果、営業情報が一元化され、担当者・マネジメント双方がリアルタイムで営業状況を確認できる環境を構築しました。
本記事では、その取り組みについてご紹介します。
プロジェクト概要
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 業種 | BtoB企業 |
| ご支援内容 | AIコンサルティング・AIツール導入・Zoho CRM導入支援 |
| 導入ツール | Zoho CRM |
| 主な対象業務 | 顧客管理・商談管理・営業進捗管理・タスク管理 |
| ご支援前の状況 | ・顧客情報が複数の場所に分散 ・担当者ごとに管理方法が異なる ・商談後のフォローに抜け漏れが発生 ・経営側が営業状況をリアルタイムに把握できない |
| プロジェクトのサマリ | 営業フローを整理したうえでZoho CRMへ顧客・商談情報を一元化。商談管理、リマインド、ダッシュボード、運用ルールまで整備し、属人的な営業管理から組織的な営業管理体制へ移行 |
1. 顧客・商談情報が分散し、営業活動の全体像が見えない
― Zoho CRMを導入される前は、どのような課題を抱えていましたか。
ご担当者様
顧客情報や案件情報がいろいろな場所に分散していることが一番の課題でした。
基本的な情報はスプレッドシートに入っていても、具体的なやり取りはメールに残っていたり、次に何をするかは担当者本人しか分からなかったりしました。
そのため、誰かが案件状況を確認しようとすると、担当者へ直接聞かなければ分からないことも多かったです。
― 営業担当者ごとに管理方法も違っていたのでしょうか。
ご担当者様
そうですね。
細かく記録する担当者もいれば、最低限しか残していない担当者もいて、管理方法が統一されていませんでした。
「商談中」と書かれていても、初回商談が終わった状態なのか、見積もりを提出している状態なのか、社内から見ると分かりません。
その結果、営業会議でも一件ずつ担当者に状況を確認する必要があり、かなり時間がかかっていました。
2. CRM導入前に、営業フローと管理ルールを整理
― 支援では、最初に何から着手したのでしょうか。
アムール 沖野
最初からZoho CRMの設定を始めたわけではありません。
まず現在の営業活動をヒアリングし、
「見込み顧客が入ってから受注するまでに、どのようなプロセスを通るのか」
を整理しました。
CRMは、既存の業務をそのままシステムに移せばよいわけではありません。
営業フロー自体が曖昧な状態でCRMを導入すると、入力項目だけが増えて、結局使われなくなるケースが非常に多いからです。
そこで、
・見込み顧客獲得
・初回アプローチ
・商談
・提案
・見積もり
・検討
・受注・失注
といった基本的な商談プロセスを整理し、それぞれの段階で「何を記録するか」「次に何をするか」を定義しました。
― 管理ルールについても見直したのでしょうか。
アムール 沖野
はい。
特に重視したのが、商談フェーズと必須入力項目です。
たとえば担当者によって、
「提案中」
「見積もり提出済み」
「検討中」
の解釈が違うと、ダッシュボードを作っても正確な営業状況は把握できません。
そのため、
「どの状態になったら、どの商談フェーズへ変更するのか」
を明文化しました。
あわせて、次回アクションや予定日など、営業管理に必要な情報を必須項目として設定しています。
CRMを導入するというより、営業管理の共通言語をつくったというイメージに近いです。
3. 顧客・商談・次回アクションをZoho CRMへ一元化
― 実際にZoho CRMでは、どのような情報を管理するようにしましたか。
アムール 沖野
これまで分散していた情報を、可能な限り一つの顧客・商談情報に集約しました。
主に、
・企業情報
・担当者情報
・過去の対応履歴
・商談内容
・商談フェーズ
・見込金額
・次回アクション
・次回対応予定日
・担当営業
・受注・失注状況
などです。
これによって、担当者本人ではなくても、Zoho CRMを開けば「この顧客とこれまで何を話していて、今どの状態にあり、次に何をする予定なのか」が分かるようになりました。
― 営業担当者にとっては、入力作業が増える懸念もありますよね。
アムール 沖野
そこは非常に重要です。
CRMは何でも記録できるようにすると、入力負荷が増えて使われなくなります。
そのため今回は、管理側が欲しいデータをすべて入力させるのではなく、営業活動を進めるために本当に必要な項目に絞ることを意識しました。
現場にとって「管理されるためのシステム」ではなく、次に何をすべきか分かる営業ツールになることを目指しました。
4. 自動化とダッシュボードで「漏れない・見える」営業体制へ
― Zoho CRMの自動化機能はどのように活用しましたか。
アムール 沖野
特に改善したかったのが、商談後のフォロー漏れです。
そこで、商談の状況に応じて次回対応を促すタスクやリマインドを設定しました。
たとえば、商談後に次回対応日が設定されていなければ確認を促したり、一定期間案件が更新されていなければ担当者が気付けるようにしたりする仕組みです。
これまで担当者の記憶に依存していたフォローを、CRM側でも管理できるようにしました。
― 経営・マネジメント側の管理はどう変わりましたか。
アムール 沖野
ダッシュボードを整備し、営業状況をリアルタイムで確認できるようにしました。
たとえば、
・現在の商談件数
・商談フェーズ別の案件数
・担当者別の商談状況
・見込み金額
・受注件数
・失注件数
・案件の滞留状況
などです。
従来は、営業会議のためにスプレッドシートを集計したり、担当者へ確認したりする必要がありました。
現在はZoho CRMを見れば営業状況を確認できるため、「数字を集める会議」から「数字を見て次の打ち手を考える会議」へ変えることができました。
5. ツール導入だけで終わらせず、現場で使われる状態まで定着支援
― CRM導入では「導入したけれど使われない」という課題も多いと思います。
アムール 沖野
その通りです。
CRM導入で重要なのは、システムの設定以上に運用設計です。
高機能なCRMを作っても、現場が入力しなければデータは蓄積されません。
そこで今回は、操作方法だけではなく、
・いつ入力するのか
・何を入力するのか
・商談フェーズをいつ変更するのか
・次回アクションをどう登録するのか
・誰がデータを確認するのか
までルールとして整理しました。
また、マニュアルを作成し、実際の運用開始後も現場で迷いやすいポイントを調整しています。
― 導入後も改善されたのでしょうか。
アムール 沖野
はい。
CRMは最初から完璧な状態を作るのではなく、実際に使いながら改善した方がうまくいきます。
現場で運用すると、
「この項目はほとんど使わない」
「この情報も確認できた方がいい」
「この作業は自動化できそう」
といったことが分かってきます。
そこで、実運用を見ながら項目やワークフローを調整し、現場の営業プロセスに合ったCRMへ継続的に改善していきました。
6. 属人的な営業管理から、組織で改善できる営業体制へ
― 導入後、どのような変化がありましたか。
ご担当者様
一番大きいのは、営業状況を確認するために担当者へ聞かなくてもよくなったことです。
Zoho CRMを見れば、それぞれの案件がどの状態なのか、次に何をする予定なのかが分かるようになりました。
営業担当者自身も、自分が対応すべき案件を把握しやすくなったと思います。
― フォロー漏れについてはいかがでしょうか。
ご担当者様
以前よりかなり管理しやすくなりました。
次回アクションやリマインドがあるので、「連絡しようと思っていたのに忘れていた」ということを防ぎやすくなっています。
また営業会議の前に毎回情報を集める必要がなくなり、会議でも案件の確認より、今後どう進めるかという話に時間を使えるようになりました。
アムール 沖野
今回のプロジェクトで重要だったのは、Zoho CRMを導入すること自体ではありません。
目指したのは、
「誰か一人の頭の中に営業情報がある状態」から、「組織全体で営業状況を把握し、改善できる状態」へ変えることです。
顧客情報・商談状況・次回アクションが共通のルールで蓄積されるようになると、営業活動そのものをデータとして振り返れるようになります。
さらに今後データが蓄積されれば、
「どのチャネルからの商談が受注しやすいのか」
「どのフェーズで失注が多いのか」
「商談から受注まで何日かかっているのか」
といった分析も可能になります。
CRMを単なる顧客台帳として使うのではなく、営業活動を継続的に改善するための基盤として活用できる状態を構築したことが、今回の支援のポイントです。
今回実施した施策
| 施策 | 課題 | 実施内容 | 結果 |
|---|---|---|---|
| 営業プロセス設計 | 担当者ごとに案件管理方法が異なり、営業状況を統一的に把握できなかった | 現在の営業フローを棚卸しし、商談フェーズ・管理項目・更新ルールを標準化 | 組織共通の営業管理ルールを構築 |
| Zoho CRM／顧客・商談管理 | 顧客情報や商談状況がスプレッドシート、メール、個人管理に分散 | 顧客情報、対応履歴、商談状況、次回アクションをZoho CRMへ集約 | 顧客・商談情報の一元管理を実現 |
| Zoho CRM／営業自動化 | 商談後のフォローが担当者の記憶に依存し、対応漏れが発生 | タスク作成、リマインド、案件更新確認などを自動化 | 商談後のフォロー漏れを削減 |
| Zoho CRM／ダッシュボード | 経営側が営業状況を把握するために手作業で集計する必要があった | 商談数、進捗、見込金額、受注状況等を可視化するダッシュボードを構築 | 営業状況をリアルタイムで確認可能に |
| 運用定着支援 | CRMを導入しても、入力方法が統一されず定着しない懸念があった | 入力ルール・操作方法をマニュアル化し、実運用を見ながら改善 | 現場で継続的に活用できる運用体制を構築 |
今回の施策のポイント
今回特に重視したのは、「Zoho CRMを導入すること」ではなく、「営業活動そのものを標準化してからZoho CRMへ落とし込むこと」でした。
具体的には、
- 現在の営業フローと管理方法を棚卸し
- 商談フェーズと営業プロセスを標準化
- 顧客・商談・対応履歴・次回アクションをZoho CRMへ一元化
- リマインド・タスク作成などを自動化
- 営業状況をダッシュボードで可視化
- 入力・更新ルールをマニュアル化
- 実際の運用状況を見ながら継続的に改善
という流れで導入しました。
これにより、「担当者に聞かなければ分からない営業」から、「CRMを見れば誰でも状況が分かる営業」へ移行。
さらに、営業情報を共通のフォーマットで蓄積できるようになったことで、今後の営業分析やAI活用にもつながるデータ基盤を整えました。
成果まとめ
| Before | After |
|---|---|
| スプレッドシート・メール・個人管理に分散 | Zoho CRMへ顧客・商談情報を一元化 |
その結果、
- 案件ごとの進捗・次回アクションをリアルタイムで把握
- 商談後のフォロー漏れ・対応遅延を削減
- 営業会議用の手作業集計を削減
- 経営・マネジメント側から営業状況を即時確認
- 担当者ごとの管理方法のばらつきを解消
- 営業情報が組織に蓄積され、担当変更時の引き継ぎも容易に
- 属人的な営業管理から、組織で再現・改善できる営業体制へ移行
という変化につながりました。
CRMを「顧客台帳」で終わらせず、営業を改善する仕組みへ。
アムール株式会社では、Zoho CRMの初期設定だけではなく、営業フローの整理から、CRM設計、自動化、ダッシュボード構築、AI活用、現場への定着まで一気通貫で支援しています。
「顧客・商談情報がスプレッドシートに分散している」「営業担当者ごとの管理方法を統一したい」「商談後のフォロー漏れを減らしたい」「営業データを経営判断やAI活用につなげたい」といった企業様は、Zoho CRM導入・営業DXについてご相談ください。